Gizlilik Politikası

1. Biz kimiz

Bu politika, Omniteam.ai B.V.'nin ("Omniteam", "biz") web sitemizde (omniteam.ai) ve platformumuzda (app.omniteam.ai) kişisel verileri nasıl işlediğini açıklar. Omniteam.ai B.V., Hollanda Ticaret Odası'na (KVK) 97929689 numarasıyla kayıtlıdır ve merkezi Amsterdam, Hollanda'dadır. Gizlilikle ilgili sorularınız için [email protected] adresine yazabilirsiniz.

2. İki farklı rolümüz

İki farklı rolde hareket ederiz. (a) Kendi amaçlarımız için işlediğimiz kişisel verilerde veri sorumlusuyuz: web sitesi ziyaretleri, iletişim ve demo talepleri, müşterilerimizin çalışanlarına ait kullanıcı hesapları, faturalandırma ve destek. Bu politika bu işlemeleri kapsar. (b) Bir işveren Omniteam'i işe alım süreci için kullandığında veri işleyeniz. Bu durumda adaylarının ve mülakatçılarının verileri için (CV'ler, başvurular, mülakat kayıtları, transkriptler ve kanıt özetleri gibi) veri sorumlusu işverendir. Bu verileri yalnızca işverenin belgelenmiş talimatlarına göre, bir veri işleme sözleşmesi kapsamında işleriz (GDPR md. 28). Bunun adaylar için ne anlama geldiğini 4. bölüm açıklar.

3. Veri sorumlusu olarak neyi, neden ve hangi hukuki sebebe dayanarak işliyoruz

(a) İletişim ve demo talepleri: size yanıt verebilmek için adınız, iş e-posta adresiniz, şirketiniz, şirket büyüklüğü ve mesajınız. Hukuki sebep: talebiniz ve size yanıt vermedeki meşru menfaatimiz (GDPR md. 6(1)(b) ve (f)). Son iletişimimizden sonra en fazla 12 ay saklanır.

(b) Kullanıcı hesapları: hizmeti sunmak ve güvenliğini sağlamak için adınız, iş e-posta adresiniz, rolünüz ve oturum açma verileriniz. Google veya Microsoft ile oturum açarsanız adınızı ve e-posta adresinizi bu sağlayıcıdan alırız. Hesap yönetimi, oturum açma, faturalandırma, kullanım limitleri ve hizmetin güvenliği için veri sorumlusuyuz. Kuruluşunuzun çalışma alanındaki etkinlikler (denetim kaydı, ziyaret kaydı, asistan sohbetleri) kuruluşunuz adına, veri işleyen olarak işlenir. Hukuki sebep: kuruluşunuzun sözleşme yaptığı hizmeti sunma ve güvenli tutma konusundaki meşru menfaatimiz (md. 6(1)(f)); bizimle doğrudan sözleşme yapıyorsanız bu sözleşmenin ifası (md. 6(1)(b)). Müşteri sözleşmesi süresince saklanır. Bir hesap kullanmak için adınızı ve iş e-posta adresinizi vermeniz gerekir.

(c) Faturalandırma: fatura irtibat kişisi ve fatura bilgileri. Hukuki sebep: yasal yükümlülük (md. 6(1)(c)). Hollanda vergi mevzuatı gereği 7 yıl saklanır.

(d) Web sitemizde ve platformda analitik, oturum kaydı ve reklam ölçümü: yalnızca onayınızla (md. 6(1)(a)); bkz. 5. bölüm.

(e) Güvenlik ve kötüye kullanımın önlenmesi: platformun teknik kayıtları (uygulama telemetrisi) ve web sitemizi ile platformumuzu koruyan Cloudflare'in kayıtları (IP adresi, zaman, istenen adres, tarayıcı bilgileri ve güvenlik sinyalleri). Hukuki sebep: meşru menfaat (md. 6(1)(f)). Platform telemetrisi en fazla 90 gün saklanır; yalnızca belirli bir olayın incelenmesi gerektiği sürece daha uzun tutulur. Cloudflare kendi kayıtlarını kendi koşullarında belirtilen sürelerle saklar.

(f) Destek talepleri: talebinizi yanıtlamak ve çözmek için adınız, e-posta adresiniz, mesajınız ve ekleriniz. Hukuki sebep: meşru menfaat (md. 6(1)(f)). Talep kapandıktan sonra 24 ay saklanır.

(g) Telefon görüşmeleri: telefon numaramızı ararsanız telefon hizmeti sağlayıcımız Twilio telefon numaranızı, aramanın zamanını ve süresini ve aramanın yönlendirildiği numarayı işler. Arama ekibimizden bir kişiye yönlendirilir. Aramaları kaydetmeyiz ve yazıya dökmeyiz. Amaç: aramanızı yanıtlamak. Hukuki sebep: meşru menfaat (md. 6(1)(f)). Twilio aramaları Amerika Birleşik Devletleri'nde, AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi kapsamında işler. Arama kayıtlarını (numaranız, aramanın yönlendirildiği numara, zaman ve süre) altı ay saklarız. Daha eski kayıtları üç ayda bir sileriz; bu nedenle bir kayıt en fazla dokuz ay tutulur.

(h) Bizim ulaştığımız iş bağlantıları ve satış görüşmeleri: Omniteam.ai hakkında sizinle mesleki rolünüz nedeniyle iletişime geçersek (örneğin LinkedIn üzerinden) ya da siz veya şirketiniz müşterimiz olmak için bizimle görüşürse; adınızı, unvanınızı, işvereninizi, iş e-posta adresinizi, iş telefon numaranızı, mesleki profilinizin adresini (LinkedIn gibi) ve sizinle yaptığımız görüşmelere ilişkin notları (ne zaman konuştuğumuz, yanıtlarınız ve görüşmeler sona ererse nedeni gibi) müşteri ilişkileri sistemimiz HubSpot'ta saklarız. Bu bilgileri sizden veya LinkedIn profiliniz ya da işvereninizin web sitesi gibi herkese açık mesleki kaynaklardan ediniriz; sizden almadığımız bilgilerle sizinle ilk kez iletişime geçtiğimizde, bu bilgileri nereden aldığımızı ve sonraki iletişimi nasıl durdurabileceğinizi söyleriz. Amaç: sözleşme öncesinde ve sırasında görüşmelerimizi sürdürmek ve iş ilişkilerimizi yönetmek. Hukuki sebep: meşru menfaat (md. 6(1)(f)). Son iletişimimizden sonra en fazla 24 ay saklanır; müşterilerimizdeki irtibat kişileri için müşteri ilişkisi sürdüğü sürece ve sona ermesinden sonra en fazla 24 ay. Dilediğiniz zaman itiraz edebilirsiniz; bu durumda sizinle iletişimi keser ve yalnızca itirazınıza uymak için gereken bilgileri saklarız.

Hakkınızda yalnızca otomatik işlemeye dayalı karar almayız. Kişisel verileri satmayız.

4. Adaysanız

Omniteam'i kullanan bir işverene başvurduysanız veya bir mülakata katıldıysanız, verilerinizin neden ve nasıl kullanılacağına ve ne kadar süre saklanacağına o işveren karar verir. Omniteam hizmetinde mülakat verilerinin ne kadar süre saklanacağını, kendisine uygulanan kurallara göre 1 ile 36 ay arasında işveren seçer ve bu seçimden işveren sorumludur; varsayılan süre 36 aydır. CV'niz ve aday profiliniz, işverenin süreçlerindeki son etkinliğinizden (örneğin son başvurunuz veya mülakatınız) itibaren aynı süre geçince, işveren daha önce silmediyse otomatik olarak silinir. Mülakatınız olduysa önce mülakat verileriniz için belirlenen süre uygulanır. İşe alınan adayların verileri ve yasal saklama kararı (legal hold) altındaki veriler saklanır. Lütfen işverenin gizlilik bildirimini okuyun ve verilerinizle ilgili taleplerinizi (erişim, düzeltme, silme, itiraz) işverene iletin. Bize ulaşırsanız talebinizi işverene iletir ve yanıtlamasına yardımcı oluruz.

İşveren adına CV'nizi ve başvurunuzu, mülakat ses kayıtlarını, transkriptleri ve kaynaklarından alıntı yapan ve bu kaynaklara bağlantı veren, yapay zekâ desteğiyle hazırlanmış özetleri işleyebiliriz. Yapay zekâ bu materyali düzenlemeye yardımcı olur; işverendeki kişiler bunu inceler. İşverenin ayarlarına bağlı olarak mülakatı bir yapay zekâ mülakatçısı yürütebilir (yapay zekâ olduğunu söyler); mülakatçı o mülakat için bu özelliği açarsa yapay zekâ, mülakat sırasında insan mülakatçıya takip soruları önerebilir (canlı öneriler); ayrıca daha önceki adaylar yeni bir pozisyon için anahtar kelime eşleşme yüzdesiyle gösterilebilir. Bir işveren bir başvuruyu onayladığında veya adayları kendi aday takip sisteminden aktardığında aday, o işverenin yetenek havuzuna eklenir; adayların orada tutulup tutulmayacağına işveren karar verir ve onları işveren çıkarır. Her kararı insanlar verir. Omniteam adayları otomatik olarak reddetmez.

Aday verilerini yapay zekâ modellerini eğitmek veya ince ayar yapmak için kullanmayız. İşverenle yaptığımız sözleşme kapsamında, hizmetin ne kadar doğru ve adil çalıştığını ölçmek için kullanabiliriz; bu hiçbir yapay zekâ modelini değiştirmez, sizinle ilgili bir sonuç üretmez ve yalnızca kişisel veri içermeyen toplamlar saklanır. Omniteam ses kaydını duyguları, kişiliği veya niyetleri tanımak ya da bunlar hakkında çıkarım yapmak için kullanmaz; böyle bir çıktı üretilmez ve saklanmaz. Yapay zekâ mülakatçısının konuşma modeli sesi yalnızca yanıtı anlamak ve yanıt vermek için işler. Hizmet yüz ifadelerini analiz etmez.

5. Çerezler ve izleme

Bu bölüm web sitemizi (omniteam.ai) ve platformumuzu (app.omniteam.ai) kapsar. İkisinde de tek bir çerez seçimi geçerlidir: herhangi birindeki bantta yaptığınız seçim ikisi için de uygulanır. Seçiminizi dilediğiniz zaman web sitesinin alt kısmındaki "Tercihleri yönet" veya platformdaki "Çerez ayarları" üzerinden değiştirebilir ya da geri alabilirsiniz.

İsteğe bağlı çerezleri ve benzer teknolojileri yalnızca onayınızla kullanırız. Reddederseniz veya seçim yapmazsanız isteğe bağlı hiçbir analitik, reklam veya oturum kaydı etiketi yüklenmez ve bu amaçlarla Google'a veya Microsoft'a hiçbir şey gönderilmez. Onayınızla:

• Analitik: Google Analytics 4, web sitesinin ve platformun nasıl kullanıldığını ölçer. Platformda Microsoft Azure Application Insights da tarayıcınızdaki sayfa yüklemelerini ve hataları ölçer. Platformda ikisi de sayfa adreslerini yalnızca şablon olarak alır (örneğin "/jobs/:id"); iş ilanlarının veya adayların kimlik numaraları, sorgu dizeleri ve sayfa başlıkları gönderilmez.

• Pazarlama: Google Ads, hangi reklam tıklamalarının bir demo talebine veya kayda yol açtığını ölçer. Platformda yalnızca kayıt sayfalarında yüklenir.

• Oturum kaydı: Microsoft Clarity ısı haritaları ve oturum kayıtları (tıklamalar, kaydırma ve sayfa düzeni) sağlar. Platformda Clarity yalnızca kayıt olma, koşullarımızı kabul etme, plan seçme ve ödeme, bir plan hakkında bizimle iletişime geçme ve ilk iş ilanını oluşturma sayfalarında çalışır; tüm metinleri, görselleri ve yazdığınız her şeyi gizler ve başka bir sayfaya geçtiğiniz anda durur. İş ilanları, adaylar, mülakatlar, raporlar veya ayarlar içeren sayfalarda hiçbir zaman çalışmaz.

Platformda oturum açtığınızda ve analitiğe onay verdiğinizde Google Analytics'e ve Application Insights'a takma adlı bir kullanıcı kimliği göndeririz: adınız veya e-posta adresiniz değil, dahili kullanıcı kimliğinizin tek yönlü bir özeti (hash). Application Insights, hataları izlemek için dahili kayıt kimliklerini de alır. Google Analytics'e ayrıca planınızı, rolünüzü ve kuruluşunuzun kısaltılmış kimliğini göndeririz. Bu veriler anonim değil, takma adlıdır. Microsoft Clarity bizden kullanıcı kimliği almaz. Google ve Microsoft adınızı bizden almaz.

Microsoft, Clarity'yi bağımsız bir veri sorumlusu olarak sunar: Clarity aracılığıyla topladığı verileri nasıl kullanacağına Microsoft Gizlilik Bildirimi (privacy.microsoft.com/privacystatement) kapsamında kendisi karar verir. Clarity'ye reklam amaçlı depolamaya izin verilmediğini bildiririz; bu nedenle Clarity bu verileri Microsoft Advertising ile paylaşmaz. Google, Google Ads'i Google Gizlilik Politikası (policies.google.com/privacy) kapsamında bağımsız bir veri sorumlusu olarak sunar.

Web sitemizi ve platformumuzu koruyan Cloudflare, zorunlu güvenlik çerezleri yerleştirebilir. Demo sayfasındaki Calendly randevu aracı yalnızca "Zamanlayıcıyı yükle" düğmesine tıkladığınızda yüklenir. Çerez Politikamız her çerezi listeler. Analitik veriler sağlayıcıların ayarlarına göre saklanır: Google Analytics 14 ay; Microsoft Clarity kayıtları 30 gün; Application Insights 90 gün (IP adresleri saklanmadan önce maskelenir).

6. Alıcılar ve alt işleyenler

Web sitemiz ve platformumuzdaki analitik için veri işleyenlerimiz Google (Analytics 4), Microsoft (Azure Application Insights), Web3Forms (iletişim formunun iletilmesi) ve Calendly'dir (demo randevusu). Microsoft Clarity ve Google Ads verileri kendi koşulları kapsamında bağımsız veri sorumlusu olarak işler (Microsoft Gizlilik Bildirimi: privacy.microsoft.com/privacystatement; Google Gizlilik Politikası: policies.google.com/privacy). Telefon görüşmeleri için Twilio'yu, satış görüşmelerimiz için HubSpot'u kullanırız. Stripe, fiyatlandırma ve faturalandırma verilerini ödeme hizmetleri için kendi veri sorumluluğu altında işler; ödeme kartı verilerini biz işlemeyiz. Cloudflare, web sitemize ve platformumuza gelen tüm trafiği korur ve iletir. Platform için barındırma, depolama, e-posta ve yapay zekâ işlemesinde Microsoft Azure'u; ağ güvenliği için Cloudflare'i; Omniteam'in kendi mülakat odasında yapılan mülakatların (yapay zekâ mülakatları ve bir mülakatçıyla yapılan canlı mülakatlar) canlı ses ve görüntüsü için LiveKit'i ve işveren toplantı not alma aracını kullanıyorsa Recall.ai'yi kullanırız. Platform alt işleyenlerinin amaçları ve konumlarıyla birlikte güncel listesi Alt İşleyenler sayfamızda (omniteam.ai/en/subprocessors) yayımlanır. İşverenler adına veri işleme koşullarımız Veri İşleme Sözleşmemizde (omniteam.ai/en/dpa) yer alır.

Bağlı yapay zekâ asistanları. Bir müşteri, kullanıcılarının kullandıkları bir yapay zekâ asistanını, örneğin Claude (Anthropic), ChatGPT (OpenAI) veya Microsoft Copilot'u Omniteam.ai'ye bağlamasına izin verebilir. Bu özellik varsayılan olarak kapalıdır: yalnızca müşterinin sahibi veya yöneticisi bir uyarıyı okuyup onayladıktan sonra açabilir; ardından her kullanıcının oturum açıp bağlantıyı onaylaması gerekir. Asistan bundan sonra, müşterinin talimatıyla, kullanıcının istediği bilgileri o kullanıcının Omniteam.ai'de görebildiği kapsamda alır: iş ilanı ayrıntıları, aday adları ve aşamaları, CV'den alınan profil bilgileri (mevcut unvan, konum, beceriler, iş deneyimi, işverenler, eğitim, diller ve sertifikalar gibi), CV'nin her bir iş gereksinimine göre inceleme durumu (CV'de hakkında ifade bulunan gereksinimleri adlandıran sabit cümlelerle birlikte), kayıttaki kanıtlara ilişkin olgular (her yetkinlik için aday özetinin gösterdiği kısa durum cümlesi dahil), Yetenek Havuzu profilleri ve anahtar kelime eşleşmeleri, e-posta taslakları için bilgiler (aday adı, aşama, iş unvanı, işe alım uzmanının adı ve mülakat tarihi gibi; iletişim bilgileri olmadan) ve bağlantılar. Müşterinin sahibi veya yöneticisi varsayılan olarak kapalı olan mülakat içeriği paylaşımını da açmışsa asistan, mülakat ve aday özetlerinin tam metnini ve bunların dayandığı kısa mülakat alıntılarını da, Omniteam.ai'deki tam transkripte giden ve yalnızca o kuruluşun oturum açmış kullanıcılarının açabildiği bir bağlantıyla birlikte alabilir. Tam transkriptleri, aday iletişim bilgilerini, CV dosyalarını veya kayıtları hiçbir zaman almaz. Asistanın hazırladığı bir değişiklik, örneğin bir mülakat planlamak veya bir adayı başka bir aşamaya taşımak, ancak kullanıcı bunu Omniteam.ai'de onayladıktan sonra uygulanır. Asistanın sağlayıcısı bu bilgileri müşterinin o sağlayıcıyla yaptığı kendi sözleşmesi kapsamında işler; bu, AB dışında işlemeyi içerebilir. Sağlayıcı bizim alt işleyenimiz değildir. Kullanıcılar bağlantıyı asistanda dilediği zaman kesebilir, müşterinin sahibi veya yöneticisi ayarı kapatarak tüm bağlantıları sonlandırabilir ve [email protected] adresine gelen talep üzerine bir bağlantıyı kendi tarafımızda sonlandırırız. Güvenlik ve denetim için her bağlantının ve bu bağlantı üzerinden yapılan her işlem ile içerik talebinin kaydını tutarız; kayıt içeriğin kendisini içermez.

7. Verilerin işlendiği yerler ve uluslararası aktarımlar

Platform verileri Microsoft Azure tarafından Hollanda ve İrlanda'da (AB) barındırılır: uygulama ve dosyalar Hollanda'da (Azure West Europe), veri tabanı İrlanda'da (Azure North Europe). Yapay zekâ işlemesi, Microsoft'un AB Veri Bölgesi'ndeki Azure OpenAI kurulumlarını kullanır.

LiveKit, Inc. ve Recall.ai (Hyperdoc Inc.) ABD şirketleridir. LiveKit, Omniteam'in kendi mülakat odasında yapılan mülakatların canlı ses ve görüntüsünü gerçek zamanlı olarak, normalde AB sunucuları üzerinden taşır ve saklamaz; hizmet telemetrisini AB veri bölgesinde (Frankfurt) saklar. ABD'den erişim mümkündür. LiveKit, bu verileri kapsayan AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi kapsamında sertifikalıdır; buna ek olarak LiveKit'in veri işleme ekindeki Avrupa Komisyonu Standart Sözleşme Maddelerine (modül 3) ve bir aktarım etki değerlendirmesine dayanırız. Recall.ai, AB bölgesinde (Frankfurt) çalışır ve toplantıların yalnızca sesini kaydeder; ABD'den erişim, Recall.ai'nin veri işleme ekindeki Standart Sözleşme Maddeleri kapsamında mümkündür. LiveKit ve Recall.ai, kendi hizmetlerinin kullanımına ilişkin sınırlı verileri (hesap ve hizmet telemetrisi verileri) kendi koşulları kapsamında bağımsız veri sorumlusu olarak işler.

Cloudflare, Inc. bir ABD şirketidir. Trafiği size en yakın veri merkezinde işler; bu, Avrupa'daki kullanıcılar için normalde AB'dedir, ancak trafik AB'ye sabitlenmez ve ABD'den erişim mümkündür. Cloudflare'in AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi kapsamındaki sertifikasına ve veri işleme ekindeki Standart Sözleşme Maddelerine dayanırız.

Diğer hizmetler: Google (Analytics 4 ve Ads), Microsoft (Clarity ve Application Insights), Calendly ve Stripe, verileri AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi kapsamında ABD'ye aktarabilir. Twilio ve HubSpot ABD şirketleridir; Twilio'ya aktarımlar AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi kapsamında, HubSpot'a aktarımlar sertifikalı olduğu durumlarda bu çerçeve kapsamında, aksi halde veri işleme koşullarındaki Standart Sözleşme Maddeleri kapsamında yapılır. İletişim formumuzu ileten Web3Forms, Hindistan'dan faaliyet gösterdiğini belirtmektedir; ona yapılan aktarımlar, Standart Sözleşme Maddelerine atıf yapan sağlayıcının veri işleme koşulları kapsamında gerçekleşir.

8. Güvenlik

Kişisel verileri aktarım sırasında ve depolamada şifreleme, rol tabanlı erişim, müşteri verilerinin kuruluş bazında ayrılması, denetim kaydı ve AB'de barındırma ile koruruz. Bir kişisel veri ihlali olursa GDPR'ın bildirim kurallarına uyar ve etkilenen müşterileri gecikmeksizin bilgilendiririz.

9. Haklarınız

Kişisel verilerinize erişme, bunları düzelttirme veya sildirme, işlenmesini kısıtlama ve veri taşınabilirliği haklarına sahipsiniz. Onayınıza dayandığımız durumlarda onayınızı, daha önceki işlemeyi etkilemeden, dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

İtiraz hakkı: meşru menfaatlerimize dayanan işlemelere (3. bölüm (a), (b), (e), (f), (g) ve (h)) dilediğiniz zaman itiraz edebilirsiniz.

Bu hakları kullanmak için [email protected] adresine e-posta gönderin. Bir ay içinde yanıt veririz; karmaşık taleplerde bu süreyi iki ay uzatabiliriz ve nedenini size bildiririz. Adaylar: bkz. 4. bölüm. Ayrıca Hollanda Veri Koruma Kurumu'na (Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl) veya bulunduğunuz AB ülkesindeki denetim kurumuna şikâyette bulunma hakkınız vardır.

10. Bu politikadaki değişiklikler

Bu politikayı güncelleyebiliriz. Üstteki tarih, politikanın en son ne zaman değiştiğini gösterir. Bir değişiklik, verilerinizi veri sorumlusu olarak işleme şeklimizi önemli ölçüde etkilerse hesap sahiplerini e-postayla bilgilendiririz.

11. İletişim

Omniteam.ai B.V., Amsterdam, Hollanda (KVK 97929689). E-posta: [email protected].